Kanbanize
Kanbanize ist ein Onlinedienst des Unternehmens BusinessMap zur Visualisierung von Abhängigkeiten und Arbeitsflüssen innerhalb eines Unternehmens.
Hintergrund und Zielsetzung[Bearbeiten]
Das Ziel der Kanbanize Software ist die Prinzipien Lean und Kanban mit den Methoden Portfoliomanagement, Arbeitsflussanalysen und automatisierten Geschäftsregeln zu verbinden. Sie soll Organisationen dabei unterstützen bedeutende Initiativen zu visualisieren und in kleinere Projekte zu untergliedern.
Der Arbeitsfluss kann sowohl auf operativer als auch auf strategischer Ebene innerhalb einer Organisation dargestellt und optimiert werden.
Zur Analyse des Arbeitsflusses bietet Kanbanize die Tools wie Streudiagramme oder Zykluszeit-Histogramme an. Diese können eingesetzt werden für die Darstellung von Abhängigkeitsstrukturen zwischen verschiedenen Merkmalen oder zur Visualisierung von Häufigkeitsverteilungen. Die Analysen sollen zur Schaffung von Transparenz der innerbetrieblichen Prozesse und zur Steigerung der Effizienz in Organisationseinheiten führen.
Im Hintergrund der Analysen stehen die bekannten Lean-Methoden wie die 5-Warums, die A3-Problemlösung, das Just-In-Time Prinzip, Pull-Systeme, das 5S-Prinzip und die 7 Arten der Verschwendung nach Taiichi Ohno.[1]
Unternehmen und Geschichte[Bearbeiten]
BusinessMap wurde 2008 von Dimitar Karaivanov (CEO), Christo Stalev (CTO) und Bisser Ivanov (CCO) gegründet. Die Management-Team des Unternehmens besteht aus den drei Gründern und wird derzeit durch die Investoren Christoph Rohland, Daniel Tomov und Vassil Terziev in beratender Position unterstützt.[2]
Das Unternehmen soll für die Werte Simplizität, Produktivität und Effizienz stehen.
Die Produkte sollen nach dem Prinzip der Kontinuierlichen Verbesserung stetig weiterentwickelt werden. Das derzeit erfolgreichste Produkt ist die Software Kanbanize
Produktbeschreibung[Bearbeiten]
Kanbanize vereint die Funktionen Lean-Projektmanagement, IT-Dienste, Softwareentwicklung, Lean-Produktentwicklung und Agiles Marketing.[1] Im Unternehmen kann die Kanbanize-Software zur Bewertung von Arbeitsabläufen und Projekterfolgen verwendet werden.[3]
Funktionen[Bearbeiten]
Kanban-Boards
Die wesentliche Funktion von Kanbanize ist die Abbildung und Verwaltung von Prozessen anhand von sogenannten Kanban-Boards.[4]
Zur besseren Darstellung eines Prozesses können verschiedene Hierarchieebenen erstellt und darin einzelne Kanbanize-Boards generiert werden. Jedes Kanbanize-Board besteht aus verschiedenen Spalten und Zeilen (sog. Swimlanes). Einzelne Tätigkeiten in einem Prozess oder Projekte werden anhand von Kanbanize-Karten im Board abgebildet. Dazu werden von den Nutzern einzelne Karten in den Zeilen erstellt und im Projektverlauf von Spalte zu Spalte verschoben. Zur Darstellung von beliebigen Prozessphasen können mehrere Spalten zusammengefasst werden.
Um die Transparenz im Prozess zu gewährleisten, kann die Anzahl an generierten Kanbanize-Karten in jedem Board beschränkt werden. Darüber hinaus ist es möglich, unter den Benutzern Berechtigungen zu vergeben und verschiedene Filter bei der Ansicht eines Boardes zu aktivieren.
Zur Erstellung der Kanbanize-Karten ist es möglich, eigene Vorlagen zu erstellen. Außerdem können die Karten mit Fristen versehen werden, um den Nutzer mittels einer E-Mail-Benachrichtigung an die Fälligkeit einer Tätigkeit zu erinnern.
Karten-Verlinkung
Häufig entstehen im Projektverlauf weitere Teilprojekte. Oder verschiedene Aufgaben im Rahmen eines Projektes sollen für alle Projektteilnehmer offengelegt und zugeteilt werden. Aus diesem Grund bietet Kanbanize seinen Usern die Möglichkeit Karten zu verlinken.[4]
| Verlinkungsart | Bedeutung |
| Eltern-Kind-Beziehung | Eine Elternkarte kann mehrere Kind-Karten besitzen, so können beispielsweise verschiedene Aufgaben-Karten (Kind-Karten) einem großen Projekt (Eltern-Karte) zugeteilt werden. |
| Vorgänger | Auf diese Weise kann beispielsweise eine zwingend einzuhaltende Prozessabfolge zwischen den verschiedenen Karten erstellt werden. Die auf der Kanbanize-Karte definierte Aufgabe darf erst begonnen werden, wenn beispielsweise der Vorgänger abgeschlossen ist. |
| Nachfolger | Auf diese Weise kann beispielsweise eine zwingend einzuhaltende Prozessabfolge zwischen den verschiedenen Karten definiert werden. Beispielsweise muss nach Abschluss einer Aufgabe zwingend eine definierte Aufgabe begonnen werden. |
| Zugehörig | Zwei Kanbanize-Karten mit einer „Zugehörig“-Verknüpfung sind miteinander verlinkt, befinden sich aber nicht auf zwei verschiedenen Ebenen. |
| Spiegelkarten | Die Verknüpfung Spiegelkarten beschreibt eine Verlinkung zwischen zwei identischen Karten. Vorteil dieser Verknüpfung ist, dass eine Karte auf verschiedenen Boards hinterlegt werden kann. Ändert sich der Status einer Karte, wird dieser Vorgang automatisch bei den verknüpften Karten durchgeführt. |
Business-Regeln
Business-Regeln dienen dazu automatisch Aktionen in Kanbanize auszuführen, wenn bestimmte Ereignisse eingetroffen sind. Folgende Tabelle zeigt einen Auszug an möglichen Business-Regeln:[4]
| Business-Regel | Beschreibung |
| Karte wird erstellt | Diese Regel löst eine vordefinierte Aktion aus, wenn Karte erstellt wird. |
| Wiederkehrende Karten erstellen | Mit Hilfe der Regel können häufig benötigte Karten automatisch erstellt werden |
| Karte wird aktualisiert | Es wird eine individuelle Benachrichtigung an einen definierten Nutzerkreis versendet, sobald eine Karte aktualisiert wurde |
| Wiederkehrende Karten-Aktualisierung | Hierbei handelt es sich um eine Sicherstellung, dass alle Karten an der richtigen Position sind und nicht manuell geprüft werden müssen |
| Karte wird per E-Mail aktualisiert | Diese Regel erlaubt es, eine Karte per E-Mail zu aktualisieren |
| Kinderkarte wird blockiert | Es erfolgt eine Benachrichtigung des Nutzers, wenn eine als Kind-Karte markierte Nachricht blockiert wurde |
| Verwandte Karte wird verschoben | Es wird automatisch eine Aufgabe zwischen Teams verschoben, um eine Synchronisierung zu ermöglichen. |
| Zeitbasierte Regel | Der Benutzer wird mittels dieser Regel an eine Deadline oder ein zeitbasiertes Ereignis erinnert |
Analysetool
Mittels des in Kanbanize integrierten Analysetools ist es möglich, Kennzahlen aus den erstellten Karten und deren Verweildauern in einer bestimmten Spalte des Kanbanize-Boards zu ermitteln. Beispielsweise können durch diese Funktion Rückschlüsse auf die Produktivität oder Gefahren von Engpässen gezogen werden.[4]
E-Mail-Integration
Durch die Integration der E-Mail-Funktion in Kanbanize ist es möglich, per E-Mail Karten an den Boards zu erstellen oder diese im weiteren Projektverlauf zu bearbeiten bzw. zu kommentieren.[4]
Zeiterfassung
Um einen Überblick über die im abgebildeten Projekt- oder Prozessverlauf entstandenen Arbeitszeiten zu erhalten, können in jeder Kanbanize-Karte aufgewendete Arbeitszeiten erfasst werden. Über weitere in Kanbanize integrierte Funktionen besteht im Anschluss die Möglichkeit Arbeitsberichte zu erstellen und diese zu visualisieren. Somit kann innerhalb kürzester Zeit eine Rückmeldung über den entstandenen Zeitaufwand im Projekt gegeben werden.[4]
Einsatzgebiete[Bearbeiten]
Die Einsatzgebiete der Software erstrecken sich von der Arbeitsflussanalyse über Projektplanungen zur Überwachung der innerbetrieblichen Prozesse.
Eine beispielhafte Anwendung der Software ist die Verwendung der Kanban-Boards in Marketing einer Organisationseinheit. Die Aufgaben eines Marketing-Teams sind sehr vielfältig und beinhalten einen sehr dynamischen Arbeitsfluss. Die einzelnen Kanban-Boards können hier auf Swimlanes verteilt werden, um der Aufgaben nach ihren jeweiligen Schwerpunkten zu gliedern. Die Aufgaben werden somit visuell in verschiedene Kategorien wie z. B. digitales Marketing oder Produktgestaltung eingeteilt werden, wodurch die Verteilung der Aufgaben und die Bearbeitung dieser vereinfacht wird. In die Kanban-Boards kann von den Mitarbeitern, die jeweils für das Projekt aufgewendete Arbeitszeit eingetragen werden, sodass am Ende ein Überblick über den Aufwand für das Projekt erlangt werden kann.
Die integrierten Lean-Methoden ermöglichen den Einsatz der Software besonders im Bereich von innerbetrieblichen Prozessoptimierungen. Einerseits können Kennzahlen wie Durchlaufzeiten oder Ausschussquoten analysiert werden. Andererseits lassen sich nach Analyse der Kennzahlen Optimierungsprojekte direkt im Programm erstellt werden. Durch Vergleich der beiden angelegten Kanban-Boards kann überprüft werden, ob sich die Optimierungen rentiert haben.
Weitere sinnvolle Einsatzgebiete in Unternehmen sind der Support, die IT oder Entwicklungsabteilung. Für die jeweiligen Bereiche stellt die Software einige Kanban-Board Vorlagen zur Verfügung, um dem Nutzer die Anwendung zu erleichtern.[1]
Weblinks[Bearbeiten]
Einzelnachweise[Bearbeiten]
- ↑ 1,0 1,1 1,2 Kanban Software | Online-Kanban für ein Lean-Projektmanagement. Abgerufen am 2. April 2019.
- ↑ Über Kanbanize - Branchenführende Kanban Software. Abgerufen am 2. April 2019.
- ↑ Kanbanize. Abgerufen am 2. April 2019.
- ↑ 4,0 4,1 4,2 4,3 4,4 4,5 Kanban System und Tools online. Abgerufen am 2. April 2019.
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